Всичко, което трябва да знаете за споделените офис пространства преди да изберете своето.
Имах възможност да наблюдавам от първо лице разцвета на стартъп културата в България както и да бъда част от нея през последните 10 години. С гордост четях статии от чужди медии как България се превръща в едно от топ местата да започнеш стартъп в света. Въпреки някой недостатъци на инфраструктура и администрация този тренд продължава и до днес.
Какво общо има това със споделените офис пространства или т.нар коуъркинг (coworking)? Простичко – с ръста на стартиращи бизнеси не закъсня и нуждата от гъвкави офис решения. Към момента броят на споделените работни пространства под наем в София надминава 30. С големия избор идва и въпросът – кой коуъркинг е най-подходящ за мен и моя бизнес.
Отговорът е – зависи какво търсиш. Наем на офис пространство за малък екип или само за себе си, дали ще го ползваш всеки ден или почасово, държиш ли да е близо до дома ти, планираш ли срещи с клиенти, водиш ли телефонни/онлайн разговори или по-скоро си фокусиран в работния процес и т.н.
Затова преди да се втурнеш на огледи реших да събера тук всичко, за което е важно предварително да помислиш.
Цена
Повечето споделени работни пространства са изключително близки по цена, която ще ти предложат. Важното тук е да обърнеш внимание какво получаваш в пакета – да вземеш предвид както директните ползи и разходи, така и индиректните.
Директни разходи са:
- колко време можеш да ползваш пространството в месеца
- имаш ли достъп до конферентна зала или се заплаща допълнително
- заплащат ли се топлите напитки; Може да ти звучи дребнаво, но ако са включени в цената, спестяваш около 30лв. на месец. На някои места включват в пакета плодове и дребни снаксове
- плащаш за пакет от часове, които можеш да използваш в рамките на няколко месеца или цената е фиксирана месечно, независимо от броя посещения
В индиректните бих добавил:
- карта за отстъпка за допълнителни външни услуги
- събития, които като член можеш да посещаваш свободно
- разход за транспорт
- паркинг
което ни води до следващата точка.
Локация
Основната функция на коуъркинга е да бъде гъвкаво офис решение, което да работи за теб и за твоето време. Ако това е нещо, с което мислиш да правиш компромис – недей. Локация, която не е комуникативна, ще се окаже алтернативния разход на твоето лично време и ще оскъпи престоя ти в коуъркинга повече от месечния абонамент. Вземи предвид дали офисът е близо до:
- банки и държавна администрация
- хората, с които се виждаш най-често
- до твоите клиенти и партньори
- офиси на куриери
- други услуги, които ползваш често
Предвид всичко това, за мен най-важният критерии е централната локация. Да работиш от центъра на София носи със себе си и добавена стойност. Престижната локация е важна за твоя имидж пред клиенти и партньори.
Размер на коуъркинга
Този фактор не е нещо, което вземаме предвид интуитивно, когато правим избор. Но от първия ден, в който започнеш работа в споделен офис или ще съжалиш или ще си благодарен, че си го отчел. Ето защо.
Големите офис пространства (разбирай 20+) дават отлични възможности за networking. На някои места резидентите разполагат и с вътрешен чат, където могат да потърсят съдействие от други специалисти в пространството. Синергията се допълва и от организираните събития и лекции, от които можеш да почерпиш полезна информация , от топ експерти в България и да създадеш ценни контакти.
От другата страна на тази монета са и всички недостатъци, когато събереш много хора на едно място. Шум, разсейване, несходства на характери, заети зали, точно когато ти трябват, разговори по телефона от съседното бюро и други. Ако си човек, който цени спокойствието, препоръчвам бутиково работно пространство. В тях също имаш възможност за networking, макар и по-ограничен, и събития, но ще се радваш и на спокойна и продуктивна атмосфера.
Атмосфера и интериор
За да избягат от интериора на традиционното офис пространство много коуъркинги избират да заложат на пълната противоположност. Лъскавите подове са заменени с олющен паркет, белите стени с гол цимент и тухли, кожените сепарета с домашни дивани. Което има своя чар, но за теб може и да не е комфортно.
Компромис с комфорта и уютния интериор не са критерии, от който ще спестиш. Отдавна е известно, че средата, в която работим пряко се отразява както на настроението ни, така и на продуктивността. Ето защо препоръчвам оглед на живо и оставям на теб да прецениш, кой стил ще те мотивира да ходиш с удоволствие в офиса.
Дори и да не отдаваш голямо значение на модерния интериор, то поне не подценявай ползите от работата на ергономичен стол и бюро.
Да не забравяме и възможността да поработиш на открито през слънчевите летни дни или да ползваш кухня за обяд по твой вкус. Тук добър компас е да се довериш на първото си усещане, когато оглеждаш пространството. След няколко огледа се отдръпни от всички впечатления и се запитай: “Къде се почувствах най-комфортно?”
Офис Оборудване и Интернет
Този критерии може лесно да го омаловажим. Кой офис няма принтер и бърз интернет? Зависи – колко често ти трябва принтер и какво за теб е бърз интернет.
Всеки бизнес има различни нужди и затова не трябва да се приема за даденост какво предлага споделения офис:
- Принтирането обикновено влиза в цената до определен брой страници
- Ако планираш висококачествен stream, обърни внимание колко бърз е безжичният интернет и дали имаш възможност да се включиш на кабел. Попитай някой от членовете колко често губят връзка с интернет
- Проектор и Smart TV не са налични във всички пространства
- Ако имаш нужда от специален монитор, най-вероятно ще трябва да си го осигуриш сам
- Залите за срещи не винаги са оборудвани (или достатъчно шумоизолирани)
- Важно е работното ти място да има лесен достъп до контакт, USB конектор. В някои пространства можеш да ползваш и набор от офис консумативи
- И не на последно място, обърни внимание на осветлението. Важно е работното ти място да разполага със собствена работна лампа за късните часове и по възможност дневна светлина за през деня
Препоръчвам да си направиш чек лист с оборудването, което ползваш в рамките на работната седмица и да вземеш списъка докато си на оглед.
Достъп и сигурност
Нивото на сигурност в повечето пространства е повече от задоволително. До толкова, че е обичайна практика резидентите да оставят принадлежности на работното си място, дори когато не използват пространството. Ако имаш нужда от личен шкаф с ключ, попитай за възможността да ползваш такъв. Повечето пространства го предлагат в цената.
Вземи предвид и кога ще имаш достъп до пространството. Повечето коуркинги са отворени само през стандартното работно време и достъпът през уикенда е позволен само на членове с дългосрочен договор за наем.
Повечето коуркинги дават възможност да ползваш техният физически адрес за официален адрес на фирмата ти или съответно да получаваш пратки. Важно е още в началото да се информираш дали има административен персонал, който може да се погрижи за получените пратки, когато отсъстваш.
Виртуален офис
Виртуалният офис е сравнително нова услуга, която навлиза у нас като част от предложенията на споделените офис пространства. В основата си тя дава три основни възможности:
- Получаване, обработка и препращане на кореспонденция и пакети
- Виртуален телефонен номер
- Ползване адреса на коуъркинга за данъчен адрес на фирма
Услугата е нишова, но е прекрасно решение ако искате представителство в определен град или район, но не искате да наемате цял офис или подизпълнител за това. Или сте фрийлансър и имате нужда от престижен адрес за фирмата си, както и от съдействие при администрирането на кореспонденцията. В някой случай може да се възползвате и от допълнителни счетоводни и юридически услуги. Така спестявате значителна сума и време при търсенето на практично решение за вашия малък бизнес. Заплащането й е в допълнение или изцяло отделно от наема на бюро. Предстои да се отличат кои са най-добрите доставчици на тази услуга.
В заключение
България и в частност София предлагат отличен избор на коуъркинги. За всяко ежедневие, бюджет, работни нужди и дори професии. Разнообразието и профилираността на пространствата прави задачата да се обяви “Кой е най-добрият коуъркинг” невъзможна. Бих казал безцелна. Което ни връща в началото – зависи… Подобна класация оставям на някой друг. Мога да споделя само личния си избор, който идеално пасва на мен – фрийлансъра.
Автор: Иван Жеков
Фрийлансър с дългогодишен опит в областта на дигиталната реклама и работата от коуъркинг пространства.